Już od 1 października 2020 r. czynni podatnicy VAT zaczną składać nowy JPK_VAT, który będzie zawierał część deklaracyjną oraz ewidencyjną. W ramach nowego pliku JPK_VAT będą występować specjalne oznaczenia tzw. kody GTU dla dostawy niektórych towarów i świadczenia usług. Dla usług księgowych przewidziane zostało oznaczenie GTU_12.

Ustawodawca dokonał połączenie składanych dotychczas odrębnie informacji o prowadzonej ewidencji w formie JPK_VAT oraz deklaracji VAT-7/VAT-7K.

Zgodnie z nowymi rozwiązaniami, dotychczasowe deklaracje VAT-7 i VAT-7K i informacja o ewidencji zostaną zastąpione przez przesyłany łącznie jeden dokument elektroniczny JPK_VAT, w formie JPK_V7M (rozliczenie miesięczne) lub JPK_V7K (kwartalne).

Nowe pliki, będą obowiązkowo składać wszyscy podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni za okresy od 1 października 2020 r. Co za tym idzie, za te okresy nie będzie już możliwości składania deklaracji VAT-7 i VAT-7K oraz ewidencji w inny sposób niż w formie nowego JPK_VAT.

Obowiązek oznaczania GTU

Jedną z nowości w ramach nowego pliku JPK_VAT są oznaczenia dla dostawy niektórych towarów i świadczenia usług (kody GTU_01 do GTU_13). Oznaczenia takie będą miały zastosowanie przy sprzedaży udokumentowanej fakturami.

Usługi o charakterze niematerialnym – usługi księgowe

Zgodnie z § 10 ust. 3 pkt 2 lit. b rozporządzenia, przesyłana ewidencja powinna zawierać oznaczenia dotyczące m.in. świadczenia usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych. Dla wszelkich tych usług oznaczenie będzie jednakowe, tj. oznaczenie „12” (GTU_12).

W praktyce, w przypadku wykazywania powyższych usług w części ewidencyjnej nowego pliku JPK_VAT w polu GTU_12 trzeba będzie wpisywać wartość "1". Tak wynika z informacji podanych przez Ministerstwo Finansów. Pole pozostanie puste, w przypadku gdy dany towar lub usługa nie wystąpiły na dokumencie.

Resort finansów wskazał także, że „oznaczenia dostaw towarów i świadczenia usług nie dotyczą zbiorczych informacji o sprzedaży ewidencjonowanej przy użyciu kasy rejestrującej oraz zbiorczych informacji o sprzedaży nieudokumentowanej fakturami oraz nieobjętej obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu tejże kasy. Oznacza to, że w przypadku usług księgowych, od 1 października 2020 r. będą one musiały być oznaczane w ewidencji VAT liczbą "12". A wypełniając część ewidencyjną nowego pliku JPK_VAT konieczne będzie wpisanie wartości "1" w polu GTU_12.

Definicje usług o charakterze niematerialnym – czyli usług księgowych

Gdzie szukać definicji pojęć na potrzeby oznaczenia GTU_12 - usług o charakterze niematerialnym? Ministerstwo Finansów udzieliło odpowiedzi na to pytanie, wyjaśniając, że w ustawie o podatku od towarów i usług, jak i w obowiązujących na jej podstawie rozporządzeniach brak jest definicji wymienionych w pytaniu usług o charakterze niematerialnym, które będzie należało oznaczać GTU_12. Zapis ten należy rozumieć względnie szeroko, uwzględniając faktyczną treść świadczonej usługi.

Pomocne w tym przypadku mogą być następujące przykłady:

1. doradcze (w tym doradztwo prawne i podatkowe, doradztwo związane z zarządzaniem): 62.02.01, 62.02.02, 66.19.91, 69.10.11, 69.10.12, 69.10.13, 69.10.14, 69.20.3, 70.22.11, 70.22.12, 70.22.13, 70.22.14, 70.22.15, 70.22.16, 70.22.3, 71.11.24, 71.11.42, 71.12.11, 71.12.31, 74.90.13, 74.90.15, 74.90.19

2. księgowe: 69.20.2

3. prawne: 69.1

4. usług szkoleniowych: 85

Nie od dziś wiadomo, że prowadzenie rachunkowości zaleca się wyspecjalizowanym w niej podmiotom, takim jak biura rachunkowe, które w sposób istotny mogą zredukować swoje koszty. Warto przy tym wiedzieć (powierzając komuś swoje rozliczenia) czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.

Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi dbać o to, by prawidłowo wypełniać dokumenty i w terminie rozliczać się z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Nie bez przyczyny w odniesieniu do licznych zmian prawa gospodarczego oraz związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym.

Prowadzenie Księgowości – w firmie czy na zewnątrz?

Za pracownikami biur księgowych przemawia fachowa wiedza, uczestnictwo w wielu szkoleniach, bieżąca znajomość zmian w przepisach, odpowiedniego oprogramowania wymaganego prawem działań raportowania do fiskusa, to wszystko razem oznacza pewne koszty. W tym przypadku mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości to większa oszczędność, ale w rzeczywistości jest odwrotnie.

Wg specjalistów przedsiębiorca zlecający rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę. Dzieje się tak dzięki temu, że właściciel firmy nie musi kupować specjalnych programów komputerowych, opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Jednakże powierzając swoje rozliczenia biurom rachunkowym, warto wiedzieć, czego powinniśmy wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za potencjalne błędy.

Kto więc odpowiada za ewentualne błędy?

Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie zwalnia właściciela przedsiębiorstwa całkowitej odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. błędne zapisy w dokumentach wysłanych do urzędu skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym, ponieważ gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostałby on uznany za niezgodny z prawem i nierespektowany przez organy karno-skarbowe.

Właściciel firmy ryzykuje majątkiem osobistym i swojej firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Niemniej jednak biuro rachunkowe zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi współuczestniczyć w pokryciu ewentualnych kosztów, przedsiębiorca może domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Właściciel firmy musi tylko udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, natomiast biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.

Dlatego w interesie obydwu stron tak istotne jest prowadzenie dokumentacji przekazywanych dokumentów. Na szczęście zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.