Nie od dziś wiadomo, że prowadzenie rachunkowości zaleca się wyspecjalizowanym w niej podmiotom, takim jak biura rachunkowe, które w sposób istotny mogą zredukować swoje koszty. Warto przy tym wiedzieć (powierzając komuś swoje rozliczenia) czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.
Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi dbać o to, by prawidłowo wypełniać dokumenty i w terminie rozliczać się z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Nie bez przyczyny w odniesieniu do licznych zmian prawa gospodarczego oraz związanego z tym, rosnącego ryzyka biznesowego zwiększa się ilość przedsiębiorców zlecających prowadzenie ksiąg podmiotom zewnętrznym.
Prowadzenie Księgowości – w firmie czy na zewnątrz?
Za pracownikami biur księgowych przemawia fachowa wiedza, uczestnictwo w wielu szkoleniach, bieżąca znajomość zmian w przepisach, odpowiedniego oprogramowania wymaganego prawem działań raportowania do fiskusa, to wszystko razem oznacza pewne koszty. W tym przypadku mogłoby się wydawać, że samodzielne prowadzenie księgowości to większa oszczędność, ale w rzeczywistości jest odwrotnie.
Wg specjalistów przedsiębiorca zlecający rachunkowość wyspecjalizowanym w niej podmiotom, może zredukować swoje koszty nawet o połowę. Dzieje się tak dzięki temu, że właściciel firmy nie musi kupować specjalnych programów komputerowych, opłacać szkoleń czy inwestować w systemy bezpiecznego przechowywania dokumentów. Jednakże powierzając swoje rozliczenia biurom rachunkowym, warto wiedzieć, czego powinniśmy wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za potencjalne błędy.
Kto więc odpowiada za ewentualne błędy?
Powierzenie księgowości firmie zewnętrznej nie zwalnia właściciela przedsiębiorstwa całkowitej odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych i poczynione w nich błędy, np. błędne zapisy w dokumentach wysłanych do urzędu skarbowego. Tego nie może zmienić umowa podpisana z biurem rachunkowym, ponieważ gdyby taki zapis został w kontrakcie umieszczony, zostałby on uznany za niezgodny z prawem i nierespektowany przez organy karno-skarbowe.
Właściciel firmy ryzykuje majątkiem osobistym i swojej firmy, jeżeli na przykład dojdzie do egzekucji zaległych podatków lub składek na ubezpieczenie. Niemniej jednak biuro rachunkowe zajmujące się finansami przedsiębiorcy odpowiada za błędy popełnione przez swoich pracowników i musi współuczestniczyć w pokryciu ewentualnych kosztów, przedsiębiorca może domagać się odszkodowania w drodze procesu cywilnego. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. Właściciel firmy musi tylko udowodnić, że koszty, jakie poniósł, wynikały z konkretnych błędów biura rachunkowego, natomiast biuro księgowe może uniknąć odpowiedzialności za pomyłki, jeśli wykaże, że nie wystąpiły one z jego winy.
Dlatego w interesie obydwu stron tak istotne jest prowadzenie dokumentacji przekazywanych dokumentów. Na szczęście zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia księgowe umożliwiające szybką ewidencję i wymianę elektronicznych dokumentów.
0 Comments: